«БУХГАЛТЕРІЯ: БЮДЖЕТ»:

Зміна матеріально відповідальної особи

ТЕМА: Матвідповідальність

У статті розберемо таку ситуацію читача. В установі звільнилися одразу дві матеріально відповідальні особи: завгосп і комірник. Як оформити передавання матеріальних цінностей і чи потрібно проводити інвентаризацію? Про це та інше розповімо в матеріалі.

Альона Кісєльова, консультант газети «Бухгалтерія: бюджет»

МВО: умови для укладення договору

У статі на с. 10 ми окреслили головні моменти, пов’язані з укладенням договору про повну матеріальну відповідальність. Якщо коротко, то такий договір може бути укладений, тільки якщо:

• особа обіймає посаду або виконує роботу, безпосередньо пов’язану зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або використанням у процесі виробництва переданих йому цінностей, яку визначено в Переліку № 447 1 ;
• виконувана особою робота безпосередньо пов’язана зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва цінностей.

Перелік посад і робіт, що заміщуються чи виконуються працівниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність , затверджений постановою Держкомітету Ради Міністрів СРСР з праці та соціальних питань і Секретаріатом Всесоюзної центральної ради професійних спілок від 28.12.1977 № 447/24.

Водночас якщо працівник виконує передбачені Переліком № 447 роботи, але його посади там немає, з ним допускається укладення такого договору.

Особу призначають наказом (розпорядженням) керівника установи з обов’язковим укладенням договору про повну матеріальну відповідальність. Приклад такого наказу наведено на рис. 1.

Завгосп Посада завгоспа (завідувача господарства) передбачена Переліком № 447 і пов’язана зі зберіганням матеріальних цінностей. Тож із таким працівником укладають договір про повну матеріальну відповідальність.

Комірник Посади комірника у Переліку № 447 немає, але зазначимо таке. Відповідно до Довідника № 336 2 комірник приймає на склад, зважує, зберігає і видає зі складу різні матеріальні цінності: паливо, сировину, напівфабрикати, готову продукцію, деталі, інструменти, речі тощо, перевіряє відповідність цінностей, які приймає, супровідним документам. Оскільки робота комірника пов’язана з прийманням на склад, зберіганням та видачею зі складу матеріальних цінностей, з комірником може бути укладено договір про повну матеріальну відповідальність. Це підтверджується і в рішенні від 10.11.2016 № 62746512 Київського районного суду м. Полтави у справі № 552/4860/16-ц 3 . Отже, маємо справу з тим, що одночасно звільняються дві матеріально відповідальні особи (далі — МВО).

Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників. Випуск 1, затверджений наказом Мінсоцполітики від 29.12.2004 № 336.

Як і кому передавати майно

У разі зміни МВО абз. 4 п. 7 Положення № 879 4 передбачає проведення інвентаризації в обов’язковому порядку.

Дійсно, в разі звільнення МВО слід бути впевненим, що всі матеріальні цінності, які перебували у них на відповідальному зберіганні, є наявними і непошкодженими, а також немає цінностей, які б не значилися в обліку (лишки). Таку перевірку проводять виключно до звільнення МВО.

Водночас згідно з п. 18 Положення № 879 при проведенні інвентаризації в разі зміни МВО та особа, яка приймає активи, дає розписку про отримання активів, а та, яка передає, — про передачу активів. Складають акти приймання-передачі матцінностей і з новим працівником укладають договір про повну матеріальну відповідальність. Отже, в цьому процесі беруть участь два працівника: МВО, що звільняється з посади, та МВО, що його приймають на цю посаду.

Очевидним є те, що завгосп і комірник не можуть передати матеріальні цінності особам, які після їх звільнення претендують на ці посади, оскільки ті особи ще не є працівниками установи і договір про повну матеріальну відповідальність може бути укладений із ними виключно після зарахування їх до штату.

Тож останні дні роботи старої МВО не можуть бути першими днями роботи нової МВО. Отже, перш ніж прийняти на роботу нову МВО, необхідно звільнити працівника, що обіймає цю посаду. Але ж за нормами п. 1 розд. ІІ Положення № 879 інвентаризація проводиться у присутності МВО, тож присутніми мають бути обидва працівники.

Як же бути? Правомірним буде для виконання такої роботи тимчасово призначити працівника установи з ч
исла осіб в межах тієї ж категорії персоналу (тобто працівника, з яким можна укладати договір про повну матеріальну відповідальність). За таких обставин видають відповідний наказ керівника і з таким працівником укладають договір про повну матеріальну відповідальність. Така особа й візьме участь в інвентаризації, підпише відповідний акт та дасть розписку про прийняття матцінностей. У перший день роботи нова МВО прийме матцінності від такого «посередника» за результатами проведення інвентаризації (див. лист Мінсоцполітики від 24.07.2013 № 8117/0/14-13/06).

Якщо ж в установі більше немає працівників тієї ж категорії персоналу, керівник має визначити працівника установи, якому МВО, що звільняється, передає матцінності за всіма правилами, встановленими Положенням № 879. На такого працівника покладають виконання обов’язків за суміщенням посад (професій), оскільки посада, яку обіймала МВО, стає вакантною. А в наказі зазначають, що він буде виконувати роботи, пов’язані зі зберіганням, відпуском цінностей. У перший день роботи нова МВО прийме матцінності від такого працівника за результатами інвентаризації.

Якщо ж претендента на посаду ще немає, то діємо аналогічно: цінності передають МВО-«посереднику». Після прийняття нового працівника МВО-«посередник» передає цінності. При цьому проводять інвентаризацію.

Нестача матцінностей Якщо проведеною при зміні МВО інвентаризацією виявлено нестачу матеріальних цінностей у завгоспа, а заяву про звільнення вже подано в установленому законодавством порядку і термін звільнення підійшов, то як бути в такій ситуації?

Відразу визначимося, що відмова роботодавця звільнити цього працівника буде неправомірною, адже трудове законодавство такого не передбачає. Але підкреслимо: звільнення працівника не припиняє його обов’язку відшкодувати заподіяну установі шкоду (п. 9 Узагальнення № 12 5 ).

Узагальнення про практику застосування судами законодавства, що регулює матеріальну відповідальність працівників за шкоду, заподіяну роботодавцю, підготовлене на підставі Постанови пленуму ВССУ з розгляду цивільних і кримінальних справ, від 11.12.2015 № 12.

Оскільки із завгоспом було укладено договір про повну матеріальну відповідальність, то за наявності вини завгоспа він покриває заподіяну шкоду (нестачу) в повному обсязі. Тож можна запропонувати МВО (завгоспу), яка звільняється, добровільно відшкодувати вартість майна (нестачі) шляхом сплати через банк або готівкою в касу (в разі наявності в установі). Якщо ж МВО відмовляється від добровільного відшкодування, то установі доведеться звернутися із позовом до суду.

Передача товарно-матеріальних цінностей

Завгоспа, який є матеріально відповідальною особою, з 27 вересня переводять на іншу посаду. Із 28 вересня на його посаду прийматимуть іншого працівника. Чи може завгосп особисто передати новій матеріально відповідальній особі матеріальні цінності?

Прийняти на роботу нового працівника в той час, коли завгоспа ще не звільнили або не перевели з його посади на іншу, не можна. Такі дії керівника установи ревізори розцінюватимуть, як порушення штатної дисципліни. Адже на одній штатній посаді не можуть працювати одночасно два працівники. Як передати товарно-матеріальні цінності (ТМЦ) новій матеріально відповідальній особі (МВО), розглянемо далі.

Хто може бути матеріально відповідальною особою

Матеріально відповідальна особа — це працівник, якому керівник установи довірив за характером виконуваних ним трудових обов’язків підзвітні цінності та на якого на підставі спеціальних постанов або укладеного договору поклав повну матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну з його вини. В обов’язковому порядку повну матеріальну відповідальність несуть працівники, з якими в установленому порядку установа уклала договір про повну матеріальну відповідальність.

Керівник установи зобов’язаний створити необхідні умови, щоб забезпечити повне збереження майна

Посади працівників, з якими можна укладати договори про повну матеріальну відповідальність, визначає Перелік . Цей Перелік передбачає посаду завідувача господарства. Тож з таким працівником обов’язково потрібно укласти договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

Договори про повну матвідповідальність із працівниками, чиї посади або виконувану роботу Перелік не передбачає, юридичної сили не мають. Так
их працівників не можна притягти до матеріальної відповідальності в повному розмірі заподіяної шкоди з їхньої вини.

Як передати товарно-матеріальні цінності

Працівник несе матеріальну відповідальність лише за ту частину шкоди, яка безпосередньо випливає з його дій або бездіяльності

Матеріально відповідальні особи — не звичайні працівники установи. Тож їх приймають на роботу чи звільняють за особливими правилами. Завгосп повинен передати товарно-матеріальні цінності, за які він несе відповідальність, іншому працівнику установи — як правило, в межах однієї категорії посад. Такий працівник також має бути матеріально відповідальною особою.

Передають товарно-матеріальні цінності від особи, що звільняється, до іншого працівника, з яким також треба укласти договір про повну матеріальну відповідальність на підставі акта приймання-передачі товарно-матеріальні цінності. Такий акт складають у день, коли звільняється матеріально відповідальна особа.

Коли передаєте товарно-матеріальні цінності від однієї матеріально відповідальної особи до іншої, обов’язково проводьте інвентаризацію на день приймання-передачі справ.

Так діяти вимагає пункт 7 Положення про інвентаризацію. Інвентаризаційна комісія, яку призначає наказом керівник установи, має провести інвентаризацію всіх товарно-матеріальних цінностей, що перебувають на відповідальному зберіганні в тієї матеріально відповідальної особи, яка переходить на іншу посаду або звільняється. А коли нового працівника приймуть до установи на посаду завгоспа, йому й передадуть товарно-матеріальних цінностей. Саме таку процедуру передачі товарно-матеріальних цінностей від однієї матеріально відповідальної особи до іншої радить проводити Мінсоцполітики в листі від 24.07.2013 № 8117/0/14-13/06 .

Коли нового працівника приймуть до установи на посаду завгоспа і передадуть йому товарно-матеріальні цінності, потрібно знову провести інвентаризацію товарно-матеріальних цінностей. Бо в цій ситуації відбувається повторна зміна матеріально відповідальної особи.

Таку інвентаризацію проводять на день приймання-передачі справ та оформляють акт приймання-передачі. Цей акт складають у день, коли приймають на роботу нову матеріально відповідальної особи.

Отже, якщо матеріально відповідальна особа переходить на іншу посаду і не звільняється з установи, вона не може передати товарно-матеріальні цінності новому працівнику, навіть якщо її приймуть на роботу на наступний день. Матеріальна відповідальність працівника за збереження цінностей, які йому передали на зберігання, припиняється в останній день роботи на цій посаді.